Как ГК «Дионис» оптимизировала расходы на IT с новой кассовой системой
Пензенские розничные сети «Караван» и Duty Free входят в ГК «Дионис». В августе 2020 года группа компаний перевела кассы всех 218 магазинов на Set Retail 10. Новая система на 30% сократила ресурсы компании на ИТ-поддержку, позволила избавиться от ежегодных расходов на ПО и на 3% ускорила работу касс. Set Retail проинтегрирована с внутренней системой поощрения сотрудников, а встроенный модуль лояльности позволяет развивать предложения для покупателей.
Группа компаний «Дионис»
ГеографияРодной регион — Пенза и область, а также соседние регионы: Республика Мордовия, Ульяновская, Самарская, Саратовская и Тамбовская области
Формат магазиновСупермаркет, магазин у дома, дискаунтер, алкомаркет
Кассы680 касс во всех магазинах
Задача
Предпосылки проекта
Предыдущая кассовая система не поддерживала централизованное управление — это осложняло поддержку, обновления и оперативное исправление ошибок на кассах сети. Все доработки системы, в том числе вызванные законодательными изменениями, требовали дополнительных затрат.
Ритейлер начал поиск нового кассового решения, которое:
Предыдущая кассовая система не поддерживала централизованное управление — это осложняло поддержку, обновления и оперативное исправление ошибок на кассах сети. Все доработки системы, в том числе вызванные законодательными изменениями, требовали дополнительных затрат.
Ритейлер начал поиск нового кассового решения, которое:
- легко управляется и быстро дорабатывается разработчиком, в том числе под изменения законодательства,
- работает на бесплатных компонентах (Linux, PostgreSQL),
- работает без выделенных серверов в магазинах,
- интегрируется с учетной системой бэк-офиса: ERP АСТОР, внешней системой лояльности, внутренней бонусной системой,
- имеет дополнительную функциональность: дизайнер чеков, округление чеков, печать ценников с кассового места и другую.
Решение
В шорт-листе ритейлера оказались 2 системы. Set Retail 10 — разработка компании CSI — на 95% показала соответствие требованиям ГК «Дионис» и была выбрана новой системой автоматизации торговли. Оставшиеся 5% требований не носили критический характер и решением этих задач ритейлер занялся уже после полного внедрения продукта.
Set Retail 10 — управляет кассами, частью задач внешней системы лояльности.
Set Kit — сервис для управления заказами покупателей. Находясь в торговом зале, можно оформить заказ через мобильное приложение и оплатить его на кассе.
Set Retail 10 — управляет кассами, частью задач внешней системы лояльности.
Set Kit — сервис для управления заказами покупателей. Находясь в торговом зале, можно оформить заказ через мобильное приложение и оплатить его на кассе.
Результаты проекта
Ресурсы на техподдержку системы сократились на 30%
Количество инцидентов в ТП – меньше на треть
В качестве касс в магазинах сети используются компьютеры с ОС Windows – было много вопросов по обслуживанию и поддержке системы. Примерно ¼ вопросов работоспособности касс были связаны с вирусной активностью, треть вопросов в ТП – с ошибками в кассовом ПО. С переходом на Set Retail, которая работает в ОС Linux, этой проблемы на кассах не стало и количество инцидентов снизилось в разы.
Централизованное управление – быстрее в разы
Раньше для поддержки любого изменения на всех кассах сети – будь то новый формат кассового чека или обновление версии – требовалась примерно неделя работы ИТ-специалистов и удаленное подключение к каждой из 680 касс. Возможность делать это централизованно в разы ускорила процесс и снизила трудозатраты минимум на 30%.
Количество сотрудников службы поддержки сократилось с 10 до 6 человек – в том числе, в связи с меньшими ресурсами на поддержку кассовой системы. Снизились расходы компании на ФОТ.
Экономия на лицензиях – больше 1 миллиона рублей в год
Существенной частью ежегодных расходов ритейлера была закупка лицензий ОС и продление антивирусной программы на кассовые компьютеры. Поскольку Set Retail работает под Linux, не требуется ни первичная закупка этого ПО при открытии новых магазинов, ни ежегодное продление лицензий на антивирус. Если взять среднее значение прежних расходов, то в масштабах ГК при существующем графике открытий экономия составит свыше 1 миллиона рублей в год.
Система обновляется бесплатно
Все обновления Set Retail, в том числе вызванные изменениями законодательства, бесплатны. Система всегда готова к работе с маркированными товарами, избавляет ритейлера от потенциальных нарушений и штрафов в случае проверок. При продаже алкоголя, табака и энергетиков напоминает кассиру проверить возраст покупателей.
Обслуживание покупателей быстрее на 3%
Показатель скорости работы был выявлен на контрольной кассе с помощью замера ключевых параметров (время добавления позиции в чек, внесения оплаты). Что означают эти 3% повышения скорости в другом эквиваленте? Посчитаем. Сеть «Караван» с 450 кассами имеет среднюю проходимость в 2,8 миллиона чеков в месяц (данные за ноябрь 2020). Гипотетически кассы теперь могут обслужить на 84 000 покупателей больше — исходя из размера среднего чека сети, это потенциальное повышение оборота на 25,3 миллиона рублей в месяц. Без дополнительных трудозатрат и на прежнем оборудовании.
Интеграция с собственной бонусной программой и новые рекламные механики модуля лояльности Set Retail
Ритейлер отказался от внешней системы лояльности, которую использовал до обновления, в пользу встроенного модуля лояльности Set Retail и активно использует её скидочные механики — скидки, купоны, акционные цены, наборы и другое. Кроме того, ИТ-специалисты сети вернулись к развитию бонусной системы собственной разработки, написали плагин и интегрировали её с Set Retail — эта система отвечает за начисление бонусов сотрудникам компании и подарочные карты сети.
Обучение кассира занимает 1-2 дня
Простой и понятный интерфейс программы обеспечил комфортный переход кассиров сети на работу в новой системе, упростил адаптацию для новых сотрудников.
Печать ценников с кассового места
В магазинах формата «дискаунтер» всего 2 рабочих места с доступом к учетной системе и они практически всё время заняты товароведами — для составления заказов, работой с приходными накладными. Поэтому возможность самостоятельной и оперативной печати ценников кассирами была одним из обязательных требований к новой системе.
Задача осложнялась также старым парком принтеров, большая часть из которых не имела подключения к локальной сети и подключалась к кассовому компьютеру. Прошлая кассовая система работала под управлением ОС Windows, принтер был зарегистрирован в домене, можно было найти «свой» принтер и отправить на печать нужный ценник. Set Retail работает на Linux, в стандартной поставке не было поддержки сетевого доступа к принтерам. Специалистами CSI были проведены доработки и функциональность успешно добавлена.
Задача осложнялась также старым парком принтеров, большая часть из которых не имела подключения к локальной сети и подключалась к кассовому компьютеру. Прошлая кассовая система работала под управлением ОС Windows, принтер был зарегистрирован в домене, можно было найти «свой» принтер и отправить на печать нужный ценник. Set Retail работает на Linux, в стандартной поставке не было поддержки сетевого доступа к принтерам. Специалистами CSI были проведены доработки и функциональность успешно добавлена.
Удобство настройки под особенные требования
Ритейлер может легко адаптировать систему под специфику процесса продажи или под ограничения торговли по времени по требованию региональных властей. В 6 регионах размещения магазинов Duty Free условия торговли алкоголем могут быть разными — например, вводятся дополнительные ограничения к 1 Сентября, к Последнему школьному звонку. ИТ-специалист Duty Free в Set Centrum может внести соответствующую настройку на нужные кассы.
А в Set Centrum «Караван» ритейлер настроил округление копеек в чеках на сумму больше 100 рублей, причём только при наличной оплате — в прошлой системе это было невозможно.
А в Set Centrum «Караван» ритейлер настроил округление копеек в чеках на сумму больше 100 рублей, причём только при наличной оплате — в прошлой системе это было невозможно.
Сергей Рожков
начальник ИТ отдела ГК «Дионис»
«Обновление кассового решения в наших магазинах решило несколько задач — мы снизили стоимость владения системой, обеспечили технологичное централизованное управление парком оборудования и даже ускорили работу касс на 3%. Тщательная организационная подготовка — при поддержке коллег из CSI — позволила нам фактически за месяц перевести на Set Retail 218 магазинов без остановки процесса продаж. Готов делиться опытом!».
Таймлайн проекта
Март-май 2020
Техническая подготовка, пилотный проект на 2 кассах
Май-июнь 2020
Перевод 1-2 касс всех магазинов, обучение кассиров
Июль-август 2020
Полный переход сети на Set Retail
Перевод касс на Set Retail собственными силами ритейлера
Политика ГК «Дионис» предполагает максимальное погружение ИТ-специалистов в специфику используемого в компании ПО — ИТ-отдел имеет соответствующий уровень компетенции. Поэтому тираж решения на все кассы после успешного пилотного проекта был реализован собственными силами ритейлера.
Это был отдельный проект, которому предшествовала глубокая проработка — подготовка инструкций, носителей информации, совместная работа ИТ и бизнес-подразделений по организации процесса и тренингов. Важно было установить систему в срок, обеспечить обучение сотрудников и плавный переход сети к работе в Set Retail — для этого сначала на новую систему во всех магазинах были переведены по 1-2 кассы. Полностью переход всех 680 касс на Set Retail закончился в августе.
Это был отдельный проект, которому предшествовала глубокая проработка — подготовка инструкций, носителей информации, совместная работа ИТ и бизнес-подразделений по организации процесса и тренингов. Важно было установить систему в срок, обеспечить обучение сотрудников и плавный переход сети к работе в Set Retail — для этого сначала на новую систему во всех магазинах были переведены по 1-2 кассы. Полностью переход всех 680 касс на Set Retail закончился в августе.
Аркадий Надольский
менеджер проекта, компания CSI
«Что способствовало успешной реализации проекта в ГК «Дионис»? Четкое понимание целей, сильная ИТ-команда и грамотная организация. Переход на Set Retail 10 сократил количество ручного труда и ресурсов на поддержку кассовой системы — ритейлерам нужно не бояться перемен к лучшему и упрощать себе жизнь, выбирая современные решения»